Действия участников ППК при возникновение претензий

Уважаемые участники программ проверки квалификации. 

При возникновении претензий, просьба придерживаться следующих правил "Процедуры по управлению несоответствиями, внутреннему аудиту, внешнему аудиту и анализу СМК руководством":

6.2.5. К рассмотрению принимается претензия, оформленная в письменном виде, содержащая следующую информацию:

-     суть претензии;

-     номер договора, дата его заключения (при его наличии);

-     основания для претензии;

-     необходимые доказательные документы;

-     подпись заявителя, печать организации, контактная информация.

6.2.6. Претензия не может быть принята Провайдером в следующих случаях:

- при нарушении правил использования и хранения продукции (образцов для проверки квалификации (ОК));

- нарушения сроков предоставления сопроводительных писем с визой о доставке ОК;

- при отказе от возврата несоответствующей продукции (ОК);

- при нарушении договорных обязательств заявителем.

- в случае отсутствия обратной связи с заявителем (по указанным контактам заявителя), претензия считается необоснованной, и прекращение ее рассмотрения прекращается в одностороннем порядке.

6.2.7. Датой предъявления претензии является дата фактического поступления (регистрации).

6.2.9. Претензия, в случае ее обоснованности, может быть урегулирована:

- восполнением оказанной услуги;

- возмещением или не возмещением транспортных и других расходов;

- путем соразмерного уменьшения цены.

В случае признания претензии обоснованной, ответственное лицо подготавливает ответ с предложениями по урегулированию и направляет его заказчику.

Ответ по рассмотрению претензии готовится и направляется заказчику не позднее 5 рабочих дней с момента регистрации претензии и получения полной информации от заявителя. Ответ оформляется на официальном бланке Провайдера (Ф. 8.3.9. Альбома форм) (за исключением претензий связанных с транспортировкой ОК), с указанием содержания претензии, результатов проверки и принятого решения по претензии. Ответ подписывает руководитель Провайдера или координатор ППК.

Если претензия может быть урегулирована в процессе непосредственного взаимодействия представителей контрагентов, руководитель Провайдера запрашивает подтверждение заявителя об урегулировании в письменном виде.

По претензиям связанных с транспортировкой ОК, координатор ППК ведет переписку по электронной почте с Заказчиком. В случае признания претензии обоснованной, проводится замена ОК за счет Провайдера. При замене ОК – вместе с ОК направляется сопроводительное письмо составленном по Форме 8.7.7. Альбома форм. Координатор ППК контролирует доставку замены ОК. После получения ОК и отсутствия повторных претензий со стороны Заказчика, координатор ППК формирует отчет. В остальном сотрудники провайдера руководствуются п.6.2. данной Процедуры (регистрация, уведомление Руководителя провайдера, начальника ОПК и менеджера по качеству и т.п.).

6.2.12. Если претензия признана необоснованной, ответственное лицо, на основе проведенного анализа и позиции руководителя Провайдера, подготавливает ответ с аргументированным заключением и направляет его потребителю. Ответ с отказом от претензии готовится в срок, не превышающий 5 рабочих дней.

Претензии необходимо направлять на официальный ящик Провайдера:  2312387@mail.ru, msi@cmkt-kompet.ru